Upphandling inom trafikförvaltningen

Här finns information till dig som är eller vill bli leverantör åt trafikförvaltningen inom Stockholms läns landsting (SLL). Trafikförvaltningen ansvarar för verksamheterna inom Storstockholms Lokaltrafik, Färdtjänsten och Waxholmsbolaget.

Hit ska vi – våra mål

Trafikförsörjningsprogrammet beslutas av landstingsfullmäktige och är regionens viktigaste styrdokument för kollektivtrafikens utveckling. Syftet med programmet är att fastställa långsiktiga mål för den regionala kollektivtrafiken, som ska ligga till grund för den kollektivtrafik som ska upphandlas.

Trafikförvaltningen utgår från de mål som är uppsatta i programmet när trafikförvaltningen avgör om en trafikentreprenör, det vill säga en leverantör av trafiktjänster, har uppnått ett mål eller inte. Målen kan bland annat handla om antalet nöjda resenärer i trafiken, eller hur trygga resenärerna har känt sig när de har rest. Dessa mål mäts månadsvis på flera olika sätt.

Vi ska på lång sikt uppnå:

  • Ökat kollektivt resande. Fokusområden: konkurrenskraftigt, tryggt och tillgängligt.
  • Smart kollektivtrafiksystem. Fokusområden: miljöanpassat, säkert och resurseffektivt.
  • Attraktiv region. Fokusområden: pålitligt, sammanhållet och tillväxtskapande.

Detta upphandlar trafikförvaltningen

Trafikförvaltningen upphandlar all kollektivtrafik eller trafiktjänster som krävs för att resenären ska kunna resa med den allmänna och särskilda kollektivtrafiken. Inom ramen för kollektivtrafikupphandlingarna ingår många olika delar som alla behövs för att trafiken ska fungera optimalt. Ett par exempel på det är drift och underhåll av fordon, personalplanering och anläggningar samt trafikinformation. 

Leverantör av kollektivtrafik

Att utföra kollektivtrafiktjänster i Stockholm innebär ett stort ansvar, en möjlighet att påverka människors vardagspussel och ger en stor chans att förbättra och förfina den befintliga trafikinfrastrukturen. En trafikentreprenör bidrar till att förenkla vardagen för resenärer i alla delar av kollektivtrafiken.

Samarbete i fokus för nöjda resenärer

För trafikförvaltningen är det viktigt att samarbeta med en trygg och stabil affärspartner. Den som väljs som samarbetspartner ska driva affären framåt, vara beredd att ta stort ansvar för det operativa arbetet, vara skicklig på att bedöma risker, ha visioner och vilja vara med och påverka hur resandet ska se ut i framtiden.

Målet med samarbetet är att öka resandet och kundnöjdheten. För att skapa rätt drivkrafter hos trafikentreprenören är det viktigt att de får ett bra underlag om vad som ska göras och hur det ska göras, något som definieras via de målsättningar som politikerna i Stockholms läns landsting beslutar om.

Trafikförvaltningen har utvecklat ett arbetssätt som innebär en ständig dialog mellan beställare och leverantörer av kollektivtrafik. Trafikförvaltningen sätter tydliga mål, följer upp dem månadsvis och har modeller som premierar beteenden som löser problem och belönar initiativ som hjälper till att nå målet: riktigt nöjda resenärer.

Ansvarsområden inom kollektivtrafiken

För att kunna leverera den kollektivtrafik som resenärerna efterfrågar är SLL:s organisation utformad i fyra nivåer:

  • Huvudman: Rollen som regional kollektivtrafikmyndighet innehas av SLL i Stockholms län. SLL har delegerat detta ansvar till Trafiknämnden.
  • Beslutsfattare: Trafiknämnden har ansvar för kollektivtrafiken i Stockholms län, det vill säga SL (tunnelbana, pendeltåg, pendelbåt, buss, lokalbana och spårväg), Waxholmsbolaget och Färdtjänsten.
  • Beställare: Trafiknämnden har i sin tur delegerat ansvar till trafikförvaltningen. Trafikförvaltningen handlägger, planerar övergripande, beställer och följer upp trafiken.
  • Utförare: Leverantör av trafiktjänster sköter trafikdriften och kundmötet.

Kollektivtrafikens avtalsfördelning i regionen

Alla trafikslag upphandlas och specifikationerna för varje del syns i varje enskild anbudsförfrågan. Trafikentreprenörer och trafikförvaltningen samverkar kring planeringen av den dagliga trafiken. Det gäller för alla trafikslag.

Värdet på trafikavtalsområden ligger mellan några tiotals miljoner kronor per år till cirka 3 miljarder kronor per år.

Trafikavtalen är som regel mellan åtta till tio år långa. Att avtalstiden är lång beror på att det är viktigt för oss på trafikförvaltningen att samarbeta med en stabil partner som under lång tid kan arbeta med att förbättra alla de delar som innefattas av trafikupphandlingarna.

Offentlig upphandling

Lagen om offentlig upphandling ligger till grund för inköpen från Stockholms läns landsting. Specifikt samhällskritiska områden faller under lagen av vattenförsörjning, energi, transporter och posttjänster ligger inom LUF, lagen om upphandling inom försörjningssektorerna. Nästan alla inköp/upphandlingar som trafikförvaltningen gör ligger inom LUF. Vissa tjänster såsom till exempel färdtjänst och sjötrafik upphandlas enligt LOU, lagen om offentlig upphandling.

Så finansieras kollektivtrafiken

Kollektivtrafiken i Stockholm finansieras på två sätt, dels via landstingsskatten och dels via intäkter från biljettförsäljning.

Upphandlingsprocessen för ny leverantör av trafiktjänster

Upphandlingsprocessen sker i ett antal steg.

1. Utredning

Trafikförvaltningen startar ett utredningsarbete tre till fyra år innan ett trafikavtal löper ut. Syftet med utredningsarbetet är att definiera vad det nya avtalet ska inrymma, vad som ska förändras i förhållande till det redan existerande avtalet, avtalstid, ersättningsmodell och vilka initiativ som ska skapa rätt drivkrafter för leverantören av trafiktjänster.

2. Beslut i Trafiknämnden

Trafiknämnden med de folkvalda politikerna fattar beslut om att upphandla trafik efter att ha tagit del av utredningsunderlaget. Trafiknämnden fattar beslut om att inleda upphandlingsförfarandet.

3. Upphandlingsunderlag skrivs

Trafikförvaltningen tar fram underlag vilket beskriver vad leverantören ska kunna erbjuda i form av kravställningar, specifika förutsättningar och definierade villkor.

4. Första urval

Prekvalificering, som motsvarar ett första urval, innebär att SLL ställer vissa grundläggande krav där anbudsgivarna ska "bevisa" att de är tillräckligt kompetenta för att få lämna ett anbud. Annonsering sker i EU-publikationer ett antal månader innan upphandlingen startar, samt i upphandlingssystemet TransQ. Den specifikation som har arbetats fram skickas ut till marknaden via upphandlingssystemet TransQ. Nu har alla intresserade företag möjlighet att lämna anbud.

5. Upphandlingsdokumentationen publiceras

Trafikförvaltningen skickar ut upphandlingsdokumentationen till de kvalificerade anbudsgivarna och därefter följer en period där anbudsgivarna kan ställa frågor till trafikförvaltningen innan de sedan lämnar in anbuden.

6. Utvärdering av anbud

Trafikförvaltningen utvärderar de inkomna anbuden baserat på utvärderingsmodellen som anges i upphandlingsmodellen. Ibland sker en förhandling och därefter utses ett vinnande anbud i enlighet med utvärderingsmodellen. Denna vinnare beslutas via ett tilldelningsbeslut. Beslutet fattas antingen av trafiknämnden eller på delegation från trafiknämnden av förvaltningschefen.

Så här går det till när avtal skrivs

Trafikförvaltningen kontaktar vinnande trafikentreprenör. Ett tilldelningsbeslut är det beslut som anger vem som tilldelats trafikområdesavtalet och vilket bolag som har vunnit upphandlingen. I och med tilldelningsbeslutet blir alla handlingar offentliga hos Upphandlingsmyndigheten. Det kvarstår fortfarande sekretess kring vissa uppgifter i det vinnande anbudet och det underskrivna avtalet.

Uppstartsperiod

Avtalet börjar gälla. Under uppstartsperioden hålls affärsmöten både med beställaren och internt hos trafikentreprenören för att möjliggöra att snart börja köra trafiken.

Rapportering under pågående avtal

I varje avtal finns det definierat vilka rapporter som löpande ska lämnas till trafikförvaltningen.

Våra kommande upphandlingar hittar du i Trans Q/Achilles. Där finns mer information om hur du gör för att registrera ditt företag i systemet.