Visuell planering halverar projekteringstiden

Uppläsning

Vanliga post-it-lappar har påskyndat planeringen av Tvärbanans Kistagren. De färgglada, självhäftande pappersarken har en central uppgift i det som kallas för visuell planering. Det är en arbetsmetod som både förkortat och effektiviserat förberedelserna inför spårutbyggnaden.

Vanliga post-it-lappar har påskyndat planeringen av Tvärbanans Kistagren. Metoden kallas för visuell planering och används både av bil- och byggindustrin.

Spårsträckningen, höjden på alla hållplatser, systemen och interaktionen mellan alla system – allt ska beskrivas in i minsta detalj i en systemhandling. Det är i den som alla handlingar, från alla inblandade i projektet, läggs fram och samordnas.

– Vi har kunnat halvera tiden det brukar ta att göra en systemhandling med hjälp av visuell planering.säger Adam Maker, projekteringsledare för systemhandlingen och ansvarig för visuell planering av Tvärbanans Kistagren..

Vi har kunnat halvera tiden det brukar ta att göra en systemhandling med hjälp av visuell planering.

Att planera ett så stort projekt som en ny tvärbanelinje är enormt komplext. Alla detaljer ska sammanfalla vid rätt tidpunkt och om de inte gör det kan hela projektet bli stillastående och i värsta fall försenat.

Biltillverkaren Toyota var den som först började med "Visual planning" för att effektivisera produktionen av nya bilmodeller. Det visade sig vara så framgångsrikt att modellen tagits efter av flera andra biltillverkare.

I Sverige har metoden bland annat använts av Saab Scania och Volvo. Volvo lyckades med hjälp av den förkorta sin projekttid från 36 månader till 18. Istället för att fokusera på teknik och hjälpmedel började man koncentrera sig på den mjuka delen av produktutvecklingen. Man vände sig till beteendevetenskapen för att utveckla skapandet, kunskapsanvändningen och erfarenhetsöverföringen.

– Byggjätten Peab använde metoden för att effektivisera byggprojekt och fler byggföretag har sedan följt efter. Dessutom har modellen varit föremål för forskning på SBUF – Svenska Byggbranschens Utvecklingsfond, förklarar Adam Maker.

– Jag tänkte att det skulle vara en bra metod att använda också för Kistagrenen, säger Adam Maker som är den som både initierade och driver processen med att visuell planering av Kistagrenen.

En förutsättning för att arbeta med visuell planering är att samtliga projektörer samlas på samma kontor två dagar i veckan. En timme i veckan har man också ett kort möte för att klargöra var man befinner sig i projektet.

– Just detta kriterium gav vi våra entreprenörer redan från början. En del har tyckt att det har varit en svår omställning, men nu, när mer än halva projekttiden har gått, är de flesta positiva till att sitta tillsammans.

Alla frågor som behöver svar

Grunden i visuell planering är enkel. Det första som händer är att alla projektörer samlas för en workshop där varje detalj och deadline i projektet skrivs ned. Man använder vanliga post-it lappar där de enskilda projektörerna skriver ned alla frågor som behöver svar, vem som behöver svara på dem och när svaret behöver finnas tillgängligt för att projektet ska kunna gå vidare.

Lapparna sätts sedan upp på en stor whiteboardtavla i det fält där frågan hör hemma, men först efter att ha vidtalat personen som ansvarar för just denna.

– Det blir då väldigt visuellt och tydligt när det finns frågor som inte är besvarade. Om någon ligger efter med att svara, syns det på en gång på tavlan.

Därefter samlas ett femtiotal projektörer och representanter för beställaren för ett möte varje vecka.

– Det blir korta möten där vi går igenom försenade besked, aktuella besked och nästa veckas besked. Det blir väldigt fysiskt påtagligt att kunna ta ned en lapp och skrynkla ihop och slänga den när man är klar med något.

Vad händer om en Post-it lapp försvinner?

– Vi gör en digital back-up och alla Post-it lappar har ett löpnummer. Så även om den fysiska Post-it-lappen tappats bort, finns den bevarad digitalt.

Det traditionella tillvägagångssättet är att man oftast inte sitter tillsammans, utan bara möts varannan vecka då alla frågeställningar ska tas upp. Varje teknikgren har en egen punkt i protokollet som skickas ut till berörda parter. Men kommunikationen blir ofta bristfällig mellan sammankomsterna och väl på mötena är det alltid någon som inte förstått den fråga som ställts.

Med visuell planering ställs krav på att parterna som frågan berör har en diskussion och kommer överens om när frågan ska vara besvarad.

– Metoden tvingar människor att lära känna varandra och arbeta tillsammans, säger Adam Maker.

Projektstarten för Tvärbanans Kistagren ägde rum i september 2015 och systemhandlingen planeras vara färdig i slutet av maj 2016.

Tillbaka till nyhetslistan tvärbanan till kista och helenelund