Myndigheters arbete ska så långt som möjligt vara öppet för insyn från allmänhet och media. Därför har alla rätt att ta del av de handlingar som finns hos myndigheterna.
Alla handlingar som kommer in till eller som skickas från en myndighet är i princip allmänna och normalt offentliga. Handlingen måste betecknas som allmän handling för att få läsas av allmänheten. Det kan dock finnas allmänna handlingar som hemligstämplats av olika skäl. Det kan handla om sekretessfrågor, säkerhetsfrågor eller liknande. Dokument som håller på att tas fram utgör arbetsmaterial och är inte allmän handling.
Personer som vill läsa allmänna handlingar behöver varken tala om varför de vill läsa dem eller vem de är. Rätten gäller både svenska och utländska medborgare.