Granskning av informations- kvaliteten i den elektroniska katalogen EK

Rapport 36/04

Bakgrund
Informationsinnehållet i den elektroniska katalogen (EK) utgör kärnan Stockholms läns landstings (SLL) IS/IT-infrastruktur och är en förutsättning för funktionaliteten i ett stort antal informationssystem inom SLL. EK  innehåller uppgifter om samtliga personer, funktioner och organisatoriska enheter inom landstingsfinansierade verksamheter i Stockholms län. Andra system hämtar uppgifter elektroniskt ur EK vid behov. Beroendet av EK ökar i takt med att den av Landstingsstyrelsen beslutade IT-strategin för Hälso- och sjukvården i Stockholms läns landsting förverkligas.

Tidigare granskningar av den elektroniska katalogen (EK) som gällt dess tekniska och administrativa säkerhet har redovisats i rapport nr 10/01 och en uppföljning i rapport nr 2/02. 

EK samverkar med flera komplexa och viktiga informationssystem som ytterst har bäring på patientsäkerheten. Brister och felaktigheter i denna information kan få allvarliga följder.

Syfte
Syftet med granskningen är att undersöka informationskvaliteten i EK, ansvarsorganisation, driftsäkerhet, budget och kostnadsuppföljning.

Revisionskontorets rekommendationer grundar sig på iakttagelser beträffande

 Avsaknad av införandebeslut.
 Avsaknad av regler för hur organisation skall beskrivas i EK.
 Bristande överensstämmelser i befattningsbenämningarna i landstingets personaladministrativa system.
 Låg status för katalogarbete.
 Verksamhetsledningarna är inte medvetna om sitt ansvar beträffande EK-informationen.
 Inga formulerade kvalitetskrav.
 Otydligt helhetsansvar för IS/IT-infrastrukturen

Rekommendationer
• Förverkligandet av IT-strategin för Hälso- och sjukvården inom Stockholms läns landsting innebär bl a att informationen i EK kommer att utgöra underlag för behörighetsfunktioner rörande patientdata. För att trygga patientsäkerheten måste iakttagna kvalitetsbrister i EK-informationen åtgärdas. Centrala åtgärder, i form av regler för organisationsbeskrivning och ensande av befattningsbenämningar i de personaladministrativa systemen inom SLL, erfordras.

• Ett beslut på tillräckligt hög nivå centralt i landstinget beträffande införande av den elektroniska katalogen, EK, erfordras för ett större lokalt ansvarstagande beträffande informationskvaliteten i denna katalog. Information från EK utgör underlag för uppgifter i  bl a Vårdguiden på Internet som används av allmänheten. Felaktiga uppgifter kan leda till förtroendeskada.

• Användare av EK-informationen bör ställa tydliga krav på informationskvaliteten i EK. Verksamhetsansvariga måste bli medvetna om att kvaliteten är ett lokalt ansvar. Regelbundna utskick från EK-förvaltningen, av statistik över kompletteringsbehov i EK, bör ske till verksamhetsansvariga för att rikta uppmärksamheten mot de kvalitetsbrister som finns i den egna informationen.

• Ansvarsgränser och systemberoenden  i landstingets komplexa IT-miljö behöver utredas och fastställas både vad beträffar befintliga system och pågående eller planerade projekt. Dokumentation beträffande systemberoenden och ansvar bör finnas tillgänglig för alla berörda såsom systemägare, projektansvariga, driftleverantörer och supportansvariga.

• För att undvika framtida problem rekommenderas en juridisk översyn dels beträffande informationsplikten till samtliga personer som finns med i EK och dels beträffande lagringsmodellen med olika myndigheters uppgifter i samma katalog.

• Sökfunktionen via landstingets intranät i EK behöver förbättras. En teknisk granskning bör genomföras för konkreta förbättringsförslag.

• Dialogen mellan verksamhetsansvariga och EK-ansvariga behöver förbättras och tydliga direktiv till EK-administratörerna erfordras beträffande deras ansvar att hålla EK-informationen aktuell

Senast uppdaterad:
2006-11-10
Ansvarig redaktör: Anita Weber
Kontakta redaktionen

Dokument

Granskning av informa- tionskvaliteten i den elektroniska katalogen EK